Privacyverklaring – ArmIT BV
Versie: 1.0 – 28 oktober 2026
ArmIT BV
Oude Antwerpsebaan 64/102, 2800 Mechelen
Ondernemingsnummer: 0800.841.403
Btw-nummer: BE 0800.841.403
E-mail: info@armit.be
Website: www.armit.be
1. Wie zijn wij?
ArmIT BV levert IT-ondersteuning, Managed IT Services, Microsoft 365-beheer, cloudoplossingen, server- en netwerkbeheer en andere IT-diensten aan ondernemingen.
ArmIT hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerkt deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere toepasselijke wetgeving.
Deze privacyverklaring beschrijft hoe ArmIT persoonsgegevens verwerkt wanneer wij daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw relatie met ArmIT kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
Contact- en klantgegevens
- Naam en voornaam.
- Bedrijfsnaam en functie.
- Zakelijk e-mailadres.
- Telefoonnummer.
- Facturatie- en contactgegevens.
- Communicatie over offertes, opdrachten en supportvragen.
Technische en supportgegevens
- Gebruikersnamen en zakelijke accountidentificaties.
- Informatie over werktoestellen en IT-systemen.
- Besturingssysteemversies, configuratiegegevens en technische foutmeldingen.
- Supporttickets, incidentbeschrijvingen en technische loggegevens.
- Informatie die noodzakelijk is voor toegangsbeheer, monitoring of beveiliging.
Websitegegevens
- Technische verbindingsgegevens, zoals IP-adressen, voor zover deze door de website of hostingomgeving worden verwerkt.
- Browser- en apparaatgegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren of beveiligen van de website.
- Cookievoorkeuren en andere gegevens afhankelijk van de daadwerkelijk gebruikte websitefunctionaliteit.
ArmIT verzamelt niet bewust meer persoonsgegevens dan noodzakelijk voor de betreffende doeleinden.
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
- Het beantwoorden van vragen en offerteaanvragen.
- Het opstellen en uitvoeren van overeenkomsten.
- Het leveren van IT-support en onderhoud.
- Klantenadministratie, facturatie en boekhouding.
- Het beveiligen en verbeteren van onze eigen systemen en dienstverlening.
- Het opvolgen van zakelijke klantrelaties.
- Het naleven van wettelijke verplichtingen.
De toepasselijke rechtsgrond is, afhankelijk van de verwerking, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming wanneer die vereist is.
Wanneer ArmIT zich op een gerechtvaardigd belang beroept, beoordelen wij of dat belang opweegt tegen de rechten en vrijheden van de betrokkenen.
4. ArmIT als IT-dienstverlener en verwerker
Bij het beheren van IT-omgevingen van klanten kan ArmIT toegang krijgen tot persoonsgegevens van medewerkers, contactpersonen en andere betrokkenen.
Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij:
- Microsoft 365-, Exchange Online- en SharePoint-beheer.
- OneDrive- en Teams-ondersteuning.
- Microsoft Entra ID en gebruikersbeheer.
- Endpointbeheer via Microsoft Intune.
- Server-, netwerk- en beveiligingsmonitoring.
- Back-up- en herstelwerkzaamheden.
- Remote support en technische probleemoplossing.
Wanneer ArmIT deze persoonsgegevens namens een klant verwerkt, is de klant doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en treedt ArmIT op als verwerker.
In die situatie wordt de verwerking geregeld via een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Deze privacyverklaring vervangt die overeenkomst niet.
5. Remote support en toegang tot systemen
Bij remote support kan het noodzakelijk zijn om tijdelijk toegang te krijgen tot een toestel, gebruikersaccount of IT-systeem.
ArmIT beperkt deze toegang tot wat nodig is voor de overeengekomen ondersteuning en gebruikt passende beveiligingsmaatregelen.
Afhankelijk van de gebruikte tools en de aard van het incident kunnen technische logs of supportregistraties worden bijgehouden.
ArmIT gebruikt de inhoud van klantomgevingen niet voor eigen commerciële doeleinden.
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?
ArmIT kan persoonsgegevens delen met dienstverleners die noodzakelijk zijn voor haar eigen bedrijfsvoering, zoals hosting-, communicatie-, boekhoud- en IT-dienstverleners.
Wanneer deze partijen persoonsgegevens namens ArmIT verwerken, worden passende contractuele en organisatorische afspraken gemaakt.
Bij klantgebonden IT-diensten kunnen andere leveranciers betrokken zijn, zoals Microsoft of een overeengekomen back-up- of monitoringprovider. De concrete rollen en afspraken worden bepaald door de betreffende dienstverlening en overeenkomsten.
ArmIT verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige IT- en clouddiensten kunnen gepaard gaan met toegang tot of verwerking van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat de doorgifte steunt op een geldige rechtsgrond en de vereiste waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of toepasselijke standaardcontractbepalingen.
8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
ArmIT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
De bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de gegevens, de overeenkomst en eventuele wettelijke verplichtingen.
Voorbeelden zijn:
- Facturatie- en boekhoudgegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.
- Contact- en contractgegevens: zolang noodzakelijk voor de zakelijke relatie en eventuele wettelijke aanspraken.
- Supporttickets en technische logs: gedurende de operationeel noodzakelijke termijn, rekening houdend met beveiliging, dienstverlening en toepasselijke afspraken.
- Gegevens die ArmIT namens klanten verwerkt: volgens de verwerkersovereenkomst en gedocumenteerde instructies van de klant.
De concrete bewaartermijnen worden vastgelegd in het interne bewaarbeleid van ArmIT.
9. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
ArmIT neemt passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de aard en risico's van de verwerking.
Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:
- Toegangsbeheer en beperking van beheerdersrechten.
- Multifactor-authenticatie waar passend.
- Beveiligde verbindingen en remote support.
- Updates en beveiligingsmaatregelen voor beheerde systemen.
- Monitoring en incidentopvolging.
- Vertrouwelijkheidsafspraken.
- Back-up- en herstelmaatregelen waar overeengekomen.
Geen enkel systeem is volledig vrij van risico's. ArmIT evalueert de noodzakelijke beveiligingsmaatregelen in functie van haar dienstverlening.
10. Uw rechten
Voor zover de AVG van toepassing is, beschikt u onder de wettelijke voorwaarden over het recht om:
- Uw persoonsgegevens in te kijken.
- Onjuiste gegevens te laten corrigeren.
- Uw gegevens te laten verwijderen.
- De verwerking te laten beperken.
- Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
- Uw gegevens over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is.
- Uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop gebaseerd is.
U kunt hiervoor contact opnemen via info@armit.be.
Wanneer uw verzoek betrekking heeft op gegevens die ArmIT namens een klant verwerkt, kunnen wij u doorverwijzen naar de betreffende verwerkingsverantwoordelijke.
11. Cookies en websitefunctionaliteit
De website van ArmIT kan noodzakelijke technische opslag gebruiken om de website correct te laten functioneren, bijvoorbeeld voor taal- of weergavevoorkeuren.
Indien ArmIT bijkomende analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technologieën gebruikt, worden bezoekers hierover geïnformeerd en wordt toestemming gevraagd waar wettelijk vereist.
12. Datalekken
ArmIT beschikt over procedures om vermoedelijke beveiligingsincidenten te beoordelen en passende maatregelen te nemen.
Wanneer ArmIT als verwerker optreedt, informeert zij de betrokken klant zonder onredelijke vertraging nadat zij kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, overeenkomstig de toepasselijke verwerkersovereenkomst.
Wanneer ArmIT zelf verwerkingsverantwoordelijke is, beoordeelt zij haar eigen wettelijke meldingsverplichtingen.
13. Klachten
Wanneer u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via info@armit.be.
U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
14. Wijzigingen
ArmIT kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte technologieën of toepasselijke wetgeving veranderen.
De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.armit.be.